szkolenia.lukow.pl

E - LEARNING w PLIVA Kraków

Nie jest więc możliwe stworzenie uniwersalnego szkolenia, które zaspokoiłoby potrzeby i wymagania wszystkich. Dostosowanie programu do potrzeb klienta jest praktykowane przez większość liczących się firm szkoleniowych, jednak często, z różnych powodów, zabiegi te okazują się niewystarczające. Nie spełniają oczekiwań. Rozwiązaniem może okazać się zastosowanie nowoczesnego systemu szkoleń „e-learning”, w którym zaspokojenie indywidualnych wymogów klienta jest tańszym, daleko bardziej precyzyjnym i weryfikowalnym procesem, niż w przypadku szkoleń prowadzonych przez trenera. PLIVA KRAKÓW zdecydowała się na wdrożenie takiego właśnie, w pełni zindywidualizowanego systemu szkoleń pracowniczych.

Szkolenia tradycyjne, a e-learning

Pomysł wdrożenia szkoleń w systemie e-learning w PLIVA Kraków narodził się w październiku 2001r. Był wynikiem poszukiwania efektywnych rozwiązań systematycznie nasilających się problemów, jakie generował proces szkoleń pracowniczych. ”Statystyki porównawcze ostatnich kilku lat wykazały, że pracownicy Plivy Kraków coraz rzadziej korzystają ze szkoleń wyjazdowych (specjalistycznych), które dla naszej organizacji najczęściej odbywają się w Warszawie. Powodem tak wyraźnego spadku był głownie brak czasu związany z nadmiarem obowiązków na stanowiskach pracy predysponowanych do szkolenia w mniejszym zaś stopniu przyczynił się do tego okrojony w owym czasie budżet szkoleniowy. Pracownicy mając do wyboru wyjazd na kilkudniowe szkolenie, czy terminowe wywiązanie się z bieżących obowiązków, zostawali w pracy rezygnując w pewnym sensie z dalszych możliwości rozwojowych, co w dłuższej perspektywie jest procesem wysoce niekorzystnym dla naszej organizacji” – mówi Sylwia Janas – szef szkoleń i rozwoju, pracownik działu HR, a jednocześnie główny inicjator wdrożenia systemu e-learning w Pliva Kraków.
Celem wprowadzenia eksperymentalnej serii kursów było przede wszystkim umożliwienie pracownikom samokształcenia i zdobywania kwalifikacji w dowolnie wybranym czasie, bez konieczności wyjazdu. Jednocześnie udało się ograniczyć nakłady kosztów wiążących się z transportem, wyżywieniem i zakwaterowaniem grup szkoleniowych uczestniczących w treningu tradycyjnym. Ważnym argumentem przemawiającym za rozwiązaniami e-learning jest również jego nieograniczona dostępność. Oznacza to, iż każdy pracownik firmy może bez żadnego przymusu czy obowiązku korzystać z tych szkoleń, które go interesują. Powoduje to, że e-learning staje się także doskonałym narzędziem w promowaniu aktywnej postawy zdobywania wiedzy i kreowania własnej kariery. Pracownicy przekonują się, że osobiście odpowiadają za swój rozwój - w każdej wolnej chwili mają szansę usiąść do komputera i pracować na swoją przyszłość.

Intranet, medium do zagospodarowania

Sieć wewnętrzna czyli Intranet jest zainstalowany na serwerze głównym PLIVY Kraków i dociera do wszystkich stanowisk komputerowych w firmie. Pod koniec 2001r. Sylwia Janas oraz zespół do spraw szkoleń uznali, że medium to idealnie pasuje do wdrożenia tanich i efektywnych rozwiązań na miarę rodzących się potrzeb. „Nasi pracownicy od dawna korzystają z sieci wewnętrznej – mówi Sylwia. Serwis pracowniczy oferuje aktualne informacje z różnych dziedzin życia firmy. Między innymi na bieżąco publikowane są tam informacje na temat dostępnych szkoleń tradycyjnych. Na pomysł uruchomienia w serwisie szkoleń elektronicznych wpadliśmy w momencie kiedy nasz Intranet zyskiwał na popularności, a jednocześnie w prasie fachowej i na konferencjach HR coraz częściej zaczął gościć temat e-learningu i nowych możliwości, jakie otwiera przed biznesem. Przygotowaliśmy się do tematu rzetelnie i dzisiaj nasza inicjatywa zyskuje niezwykle przychylne oceny w wielu oddziałach PLIVY na świecie.

Elastyczna firma szkoleniowa, tańsze polskie rozwiązania

Przetarg na dostawę kompleksowych rozwiązań rozpisano we wrześniu 2001r. Głównym kryterium wyboru dostawcy była elastyczność oraz ekonomiczny stosunek jakości do ceny. „Nie chcieliśmy oferować naszym pracownikom kursów, które nie spełnią ich oczekiwań – mówi Sylwia Janas - Dlatego też nie rozpatrywaliśmy nawet zakupu gotowych kursów z tak zwanej półki. Od początku zdawaliśmy sobie sprawę, że sukces całego przedsięwzięcia zależy od oceny przydatności takich szkoleń dla użytkownika końcowego, jakim w tym przypadku jest oczywiście nasz pracownik. Z jednej strony kurs musi przekazywać precyzyjnie i kompetentnie podaną wiedzę, z drugiej strony, ekwiwalentem osobowości trenera musi stać się sposób jej prezentacji. Dostawca przede wszystkim musiał spełnić wymagania merytoryczne oraz zaprezentować nam ciekawą formę prezentacji wiedzy. Musiał również być przygotowanym na budowanie scenariuszy szkoleń zgodnie z naszymi wymaganiami i przy współautorsktwie naszych wewnętrznych konsultantów. Sprawa technologii, która tak bardzo absorbuje wielu dostawców rozwiązań e-learningowych została tu zepchnięta na właściwy sobie drugi plan, choć oczywiście opinia działu IT miała również wpływ na ostateczną decyzję. Na temat platformy, jaką wybraliśmy mogę powiedzieć tyle, że została przez dostawcę w pełni dostosowana do naszych wymagań, a jako rozwiązanie polskie, wygrała konkurencję z systemami oferowanymi przez firmy korzystające z kosztownych, licencjonowanych technologii zachodnich.”
Platforma funkcjonująca od listopada 2001 w Plivie Kraków to nic innego jak program zainstalowany na serwerze głównym, służący do zarządzania kursami. Jego funkcjonalności pozwalają między innymi na administrowanie dostępem do kursów, monitorowanie statystyk uczestnictwa oraz wyników osiąganych przez kursantów. Osoby uprawnione przez administratora, np. menedżerowie działów mogą uzyskać dostęp do wyników osiąganych przez swoich podwładnych, co pozwala na zorientowanie się w ich postępach oraz wyłonienie osób najbardziej aktywnych i dobrze rokujących. Ponadto system generuje odpowiednie raporty, jakie zażyczył sobie otrzymywać dział HR, będący jednocześnie głównym administratorem platformy w Plivie. Jeszcze jedną, nieocenioną zaletą programu, jest możliwość samodzielnego projektowania i publikowania szkoleń przez ekspertów wewnętrznych oraz wprowadzania zmian aktualizacyjnych do kursów już istniejących. Nie ma więc problemu z rozszerzeniem wiedzy o przykłady z ostatniego case’u negocjacyjnego w kursie ze sprzedaży, czy dodanie nowych testów sprawdzających w jakimkolwiek innym szkoleniu. Posiadanie tak sformatowanej platformy oraz kursów przygotowanych na indywidualne zamówienie pozwala więc na ciągłe aktualizacje, uzupełnienia i zmiany ich „zawartości”, co oczywiście nie jest możliwe przy zakupie gotowego szkolenia „z półki”.

E-learning w PLIVIE angażuje ekspertów wewnętrznych

PLIVA Kraków zdecydowała się wdrożyć specjalny rodzaj szkoleń e-learningowych, popularnie mówiąc, „szytych na miarę”. W procesie powstania kursu biorą udział wewnętrzni eksperci - pracownicy PLIVY. To oni opiniują i uzupełniają program szkoleniowy opracowany przez dostawcę, nadają całości określone ramy. Tym sposobem scenariusz każdego szkolenia ma szansę stać się precyzyjnym odzwierciedleniem potrzeb grupy docelowej kursu, który w ostatecznym kształcie będzie przekazywał dokładnie wyselekcjonowane treści, posługiwał się specyficznym żargonem organizacyjnym, czy nawet, zamiast anonimowego lektora, przemawiał do kursanta głosem szefa jego działu lub wybranego konsultanta wewnętrznego. Lider wdrożenia w Plivie, p. Janas jest zdania, iż w obliczu takich możliwości kupowanie gotowych szkoleń e-learningowych staje się zupełnie nieopłacalne. Najczęściej nie odpowiadają one nawet polskim realiom, nie mówiąc już o dostosowaniu do potrzeb konkretnego działu, czy kultury organizacyjnej firmy. Towary z półki po prostu nie sprzedadzą się, jeśli w zbliżonym zakresie cenowym może powstać kurs na indywidualne zamówienie. Zestandaryzowane szkolenie może się sprawdzić, jeśli potrzeby szkoleniowe dotyczą kształcenia pracowników z obsługi pakietu Office, innych programów komputerowych lub zgłębiania wiedzy technologicznej. Kursy z dziedziny kompetencji miękkich muszą być projektowane pod indywidualną specyfikę i kulturę organizacyjną firmy. „Wyobraźmy sobie, – mówi Sylwia - że kupimy gotowe szkolenie z zakresu np. zarządzania ludźmi, które zastało wykonane na rynku amerykańskim, a następnie przeszło adaptację na język polski – z pewnością nie będzie ono pasowało do zasad panujących w naszej firmie, a tym samym nie zainteresuje naszych pracowników. Takie szkolenie nie zyska ich akceptacji, a nasza inwestycja będzie nieefektywna i bezsensowna. Nasze spojrzenie na korzyści jakie daje e-learning jest inne. Aby przekonać pracowników do nowego sposobu zdobywania wiedzy, trzeba stworzyć coś, co da im wymierną wartość, a jednocześnie ich zaintryguje. Czas, który poświęcą na przejście takiego szkolenia, muszą ocenić jako inwestycję, a nie stratę nadzwyczajną. Nasz sposób na zainteresowanie, czy nawet zaintrygowanie to dobór tematów i ich zobrazowanie tym, co dotyczy życia naszych pracowników, ich środowiska, spraw i osób, z którymi stykają się każdego dnia”

PLIVA wdrożyła już pierwsze kursy

PLIVA Kraków wdrożyła już dwa pierwsze kursy e-learningowe przygotowane od początku do końca na zamówienie firmy. „Cały czas pamiętaliśmy o tym, że kurs e-learning to szkolenie, a nie program informatyczny. Informatyka jest tylko narzędziem przekazania treści, dlatego rola działu HR jest kluczowa, a kurs musi być integralną częścią strategii szkoleniowej firmy. Moim zdaniem w Polsce większość dostawców kursów e-learning to firmy informatyczne, a nie szkoleniowe. Takie podejście pomija metodologię edukacyjną, skupia się na rozwiązaniach technicznych, które same w sobie nie niosą wartości dodanej” – twierdzi Sylwia Janas, szef szkoleń PLIVA Kraków.
Pierwszym szkoleniem, które zostało przeznaczone do realizacji były „Finanse dla nie-finansistów”. Powstało głównie dla menedżerów. Okres jego wdrożenia trwał 6 miesięcy. „Tak długi czas, założony w harmonogramie wdrożenia – kontynuuje Sylwia, był warunkowany równoległymi pracami nad dostosowaniem platformy do naszych potrzeb, pracami scenariuszowymi oraz pracami realizacyjnymi dotyczącymi interfejsu graficznego oraz udźwiękowienia zarówno platformy jak i pierwszego kursu. W tym samym czasie zaangażowaliśmy nasz dział IT, aby testował optymalną oraz maksymalną dopuszczalną wielkość plików graficznych i dźwiękowych – tak by nasz e-learning nie obciążył sieci korporacyjnej. Równolegle dział HR i PR, opracowywał własną strategię promocji nowych szkoleń wśród pracowników.” Program szkolenia został napisany przez ekspertów wewnętrznych z Pionu Finansowo-Ekonomicznego a metodycznie opracowany przez głównego dostawcę rozwiązań e-learning dla PLIVY – firmę szkoleniową Thought&Done z Krakowa. Dużym wsparciem dla całego projektu był Dział HR. Dzięki wspólnym wysiłkom powstał unikalny scenariusz szkolenia, oparty na autentycznych procesach budżetowych i formularzach finansowo-księgowych funkcjonujących w firmie. Szkolenie okazało się niezwykle efektywne. Do dnia dzisiejszego kurs ukończyło 65 osób, które w razie potrzeby mają do niego nieograniczony dostęp i możliwość przypomnienia sobie zagadnień, które obudzą w nich wątpliwości w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.

Spełnienie oczekiwań i zadowolenie pracowników z takiego systemu przyswajania wiedzy zaowocowały decyzją o wdrożeniu całego cyklu szkoleń z języka angielskiego.
„Język angielski jest językiem obowiązkowym dla pracowników naszej korporacji – mówi inicjatorka projektu. Wymóg ten dotyczy również polskiej filii. Od początku istnienia PLIVY Kraków oferujemy naszym pracownikom lekcje języka angielskiego. Postępy w nauce są jedną z ważniejszych składowych ocen okresowych, a więc szkolenia językowe mają dość wysoki priorytet w naszej organizacji. Od tego roku nasi pracownicy otrzymają wsparcie lekcji tradycyjnych przez kursy e-learningowe na 4 poziomach zaawansowania. W proces przygotowania wszystkich 4 kursów jest zaangażowana obsługująca nas szkoła językowa.”
Wdrożenie pierwszego szkolenia z języka angielskiego: „English for Beginners” trwało 2 miesiące. Kurs powstał w połowie marca 2003r., a do dnia dzisiejszego ukończyło go już 150 osób. „Pierwszy moduł naszego szkolenia językowego cieszy się ogromną popularnością. Lekki, wielowątkowy temat dał ogromne możliwości ciekawego przedstawienia w formie e-learningu. Wielu pracowników stało się nawet jego bohaterami – mogą zobaczyć swoje twarze, usłyszeć swój głos. To naprawdę działa! W szkoleniu uczestniczą z zainteresowaniem nawet ci, których zdolności językowe znacznie wykraczają poza pierwszy poziom zaawansowania - kontynuuje Sylwia.

Czy sam e-learning wystarczy?

Choć szkolenia w systemie e-learning są ciekawe, interaktywne, uczą samodzielnego myślenia to jednak nie zastąpią w pełni szkoleń tradycyjnych. W niektórych przypadkach powinny być raczej traktowane jako wsparcie dla tradycyjnego szkolenia. E-learning najczęściej jest niezawodnym sposobem na wprowadzenie pewnej wiedzy podstawowej, co umożliwia skrócenie czasu zajęć z trenerem. „Jestem zwolenniczką tzw. „blended-learning” czyli połączenia szkolenia w trybie e-learning z tradycyjnym treningiem. Weźmy lekcje językowe - dzięki nowej technologii lektor nie musi już poświęcać zajęć praktycznych na tłumaczenie zagadnień gramatycznych. Informuje, aby uczestnicy kursu zapoznali się z nią poprzez swój komputer, a wszelkie wątpliwości zostaną przedyskutowane na kolejnych zajęciach. Cenny czas jest natomiast poświęcony konwersacjom i nauce mówienia, czyli temu, co trudno byłoby osiągnąć za pomocą kursu elektronicznego.” – mówi Sylwia Janas.

Trzeba pokonać obawy i nieufność wobec e-learningu

Pracownicy firmy PLIVA nie od razu byli przekonani do korzystania z nowego medium oferującego im multimedialne szkolenia. Wielu z nich w ogóle nie słyszało o tego typu szkoleniach lub po prostu nie wierzyło w ich efekty. Ponieważ była to nieznana dotychczas nowość – opór wobec całego projektu był dość duży. Znakomita większość pracowników, nawet tych młodych, odnosiła się do niego z nieufnością i sceptycyzmem. Aby przełamać naturalną barierę psychologiczną działy HR oraz PR PLIVY Kraków musiały zaangażować spory wysiłek. Polegał on głównie na uruchomieniu kampanii informacyjno-promocyjnej, której celem było zaznajomienie i oswojenie pracowników z nowym sposobem szkolenia. Metody były bardzo różne: począwszy od zorganizowania Open day, podczas którego pracownicy mogli samodzielnie spróbować swoich sił przy komputerze, wziąć udział w licznie przygotowanych grach, quizach i konkursach wiedzy o e-learningu, po udział w cyklicznie organizowanych konkursach z nagrodami, do dziś stanowiących pewną „siłą napędową”, gdy opada motywacja do korzystania ze szkoleń.

Komu się to opłaca?

W przypadku kursu „Finanse dla nie-finansitów” pieniądze zainwestowane przez PLIVĘ w e-learning zwróciły się po przeszkoleniu 40 osób. Koszt kursu języka angielskiego na pierwszym poziomie zaawansowania, już w tej chwili osiągnął poziom 150 zł / os, i z każdym następnym pracownikiem kończącym kurs obniża się. Jednocześnie ilość godzin lekcyjnych w tradycyjnych zajęciach językowych została zmniejszona o 30%. Zysk jest oczywisty. Sylwia Janas, osoba odpowiedzialna za wdrożenie systemu do PLIVY, jest zwolennikiem tego typu szkoleń. Poleca je wszystkim większym podmiotom, które faktycznie mogą skorzystać na efekcie skali. E-learning pozwala śledzić aktywność pracowników – to świetny sposób na wyłonienie jednostek ambitnych, zdolnych, samodzielnych i świadomie odpowiedzialnych za własną karierę - czyli największy kapitał każdej organizacji stawiającej na rozwój.

Plany na przyszłość …

Strategią szkoleniową na najbliższe lata jest wspieranie idei samokształcenia poprzez dalsze ustawiczne uzupełnianie oferty szkoleń tradycyjnych szkoleniami elektronicznymi dostępnymi w Intranecie. Do końca maja powstanie kolejny kurs języka angielskiego – „Pre-intermediate level”, a do końca roku pracownicy dostaną dwa pozostałe. W najbliższej przyszłości przewiduje się też wprowadzenie do Intranetu kolejnych tematów: walidacja, coaching, nowe prawo farmaceutyczne, sprzedaż oraz szkolenia produktowe. Ambicje firmy sięgają dalej i dotyczą nie tylko uzupełniania oferty kursów, ale tego na razie nie chcą zdradzić.

…przyszłość e-learningu

Obserwując ogromny rozwój cywilizacyjny, wzrastające tempo życia i ekonomizację wszelkich procesów można być niemal pewnym, że świat wielkich korporacji biznesowych coraz częściej będzie korzystał z rozwiązań e-learning. Co do tego nie ma żadnych wątpliwości nasza rozmówczyni z PLIVY, Sylwia Jasnas: „E-learning to przyszłość HR. Pracownicy mają coraz więcej pracy i obowiązków, coraz mniej czasu, który mogą swobodnie przeznaczyć na własny rozwój i własne zainteresowania. Komputer jest ich naturalnym medium pozyskiwania informacji – kolejne pokolenia będą wręcz preferowały taka metodę szkolenia we wszystkich możliwych do realizacji przypadkach – mam jednak nadzieję, że szkolenia z komunikacji międzyludzkiej nadal będą odbywać się w sali szkoleniowej z żywą, a nie wirtualną osobą trenera”




Thought&Done Polska
Sylwia Janas (Pliva Kraków)